Huishoudelijk Reglement - Adviesraad Het Hogeland

Home > Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement Adviesraad Het Hogeland (Adviesraad)

Inleiding

In 2007 werd de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) van kracht. In 2015 werd deze wet vervangen door de nieuwe Wmo 2015. Het is de bedoeling van de Wmo dat mensen zo lang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen en mee kunnen doen in de samenleving, al dan niet geholpen door instanties vrienden, familie of bekenden. Eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. Het denken vanuit de eigen kracht en mogelijkheden van de burger vraagt van diezelfde burger, gemeenten en zorg- en welzijnsinstellingen een andere manier van denken én van doen.

Kernbegrippen zijn het leveren van maatwerk, uitgaan van te bereiken resultaten en eigen verantwoordelijkheid.

Met de komst van de Jeugdwet zijn gemeenten vanaf 2015 verantwoordelijk geworden voor alle vormen van jeugdhulp, naast het lokaal preventieve jeugdbeleid en de jeugdgezondheidszorg. De nieuwe taken voor de gemeenten bestaan uit alle ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen en ouders bij opgroei- en opvoedproblemen, psychische problemen en stoornissen, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en de adviseringen en verwerking van meldingen van huiselijk geweld en kindermishandeling.

Voor advisering over de participatiewet was de Cliëntenraad Werk & Inkomen ingesteld. Op nadrukkelijk verzoek van het college van B&W van de gemeente Het Hogeland heeft de Adviesraad deze taak in de loop van 2020 overgenomen.

Het uitgangspunt van de Participatiewet is dat iedereen naar vermogen deelneemt (participeert) aan de samenleving en zoveel mogelijk in het eigen onderhoud voorziet. Het voornaamste doel van de Participatiewet is om zoveel mogelijk mensen met arbeidsvermogen naar werk toe te leiden of te ondersteunen bij het werk. Hierbij gaat de voorkeur uit naar betaald werk, maar als dit niet mogelijk is, kan het ook gaan om vrijwiligerswerk. Het tweede doel van de Participatiewet is zorgen dat iedereen een inkomen heeft, ook mensen die niet in staat zijn in het eigen levensonderhoud te voorzien. De Participatiewet geeft een (aanvulling op het) inkomen tot het toepasselijke “sociaal minimum”. Er bestaat alleen recht op een bijstandsuitkering voor zover er geen andere, voorliggende, wettelijke regeling is. De bijstand is namelijk het laatste vangnet.

De Wmo 2015, de Jeugdwet en de Participatiewet verplichten gemeenten de advisering door inwoners op beleidsvoorbereiding met een verordening vast te leggen. De gemeente Het Hogeland heeft nagedacht over hoe zij deze beleidsadvisering voor het sociaal domein willen organiseren. Voor advisering over de Wmo en Jeugdwet is de Adviesraad ingesteld. Eind 2017 is hiervoor de Verordening Adviesraad Wmo en Jeugdwet door de gemeenteraden vastgesteld. In de loop van 2020 is de Participatiewet hieraan toegevoegd. De verordening is daarom per 2021 aangepast.

De Adviesraad kan het college van burgemeester en wethouders gevraagd en ongevraagd adviseren inzake Wmo, jeugdwet en Participatiewet. Als onafhankelijk orgaan onderhoudt de Adviesraad contacten met inwoners en hun organisaties om vanuit werkveld-kennis een evenwichtige en goede advisering aan het college te realiseren. De Adviesraad is in maart 2018 ingesteld en heeft 8 tot 12 leden.

Reikwijdte Adviesraad Het Hogeland

De rol van de Adviesraad is adviserend richting het College van B&W:

De advisering gaat in eerste instantie over beleidsontwikkeling. De Adviesraad adviseert over het opstellen van beleidsplannen, verordeningen en nadere regels.
Daarnaast gaat advisering ook over de beleidsuitvoering en de effecten van het beleid in de praktijk: hoe pakt het vastgesteld beleid in de praktijk uit voor de burgers? Komt dat overeen met wat de gemeenten voor ogen hadden? De Adviesraad adviseert dan op het snijpunt van beleid en uitvoering. Hiervoor geeft de Adviesraad signalen door aan de gemeenten, signalen die van belang zijn voor bijstelling van beleid (dus geen belangenbehartiging) (Voor dat doel is de Adviesraad dus signalerend).
De Adviesraad wordt dus betrokken bij de hele beleidscyclus. Te starten met beleidsontwikkeling, vervolgens beleidsuitvoering, beleidsevaluatie en het bijstellen van beleid (beleidsontwikkeling).

Naast gevraagd advies over vooraf afgesproken onderwerpen, houdt de Adviesraad de mogelijkheid om ongevraagd advies te geven over andere onderwerpen.

Ten behoeve van het adequaat functioneren van de Adviesraad heeft deze een huishoudelijk reglement vastgesteld. Dit document is ondersteunend aan en aanvullend op de Verordening Adviesraad Jeugdwet, Participaptiewet en Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Wmo : de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
Jeugdwet
Participatiewet
Kerngroep: een tijdelijke werkgroep waarin inwoners meedenken over een bepaald onderwerp en die hierover een advies opstellen. Een kerngroep is flexibel en tijdelijk en komt maar een aantal keren bij elkaar voor een specifiek onderwerp.
Netwerk: de verzameling van relaties van de adviesraadsleden (personen, organisaties, burgerinitiatieven, instanties e.d.) die gevraagd kunnen worden om mee te doen in een kerngroep
Achterban: alle inwoners van de gemeente Het Hogeland vormen de achterban van de Adviesraad.

Artikel 2 Vergaderingen en vergaderorde

De Adviesraad vergadert in principe elke maand. Het vergaderschema wordt uiterlijk in december voor het volgende kalenderjaar vastgelegd.
Een vergadering wordt niet gehouden wanneer minder dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de Adviesraad aanwezig is.
Wanneer een vergadering, op grond van het bepaalde in lid 2.2 niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering van de Adviesraad uitgeschreven met dezelfde agenda. Deze vergadering vindt plaats in de tweede of derde week na de afgelaste vergadering. Deze vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal aanwezige leden.
De agenda en overige stukken voor de vergadering worden minimaal 3 dagen van tevoren rondgestuurd of geplaatst op Google Drive van de Adviesraad.
Ieder lid kan onderwerpen voor de Adviesraad agenderen, al dan niet vergezeld van een voorstel. Agendapunten dienen minimaal 8 dagen voor de vergadering schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris.
Het verslag wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld en voor publicatie vrijgegeven.
De Adviesraad mag besluiten nemen indien minimaal tweederde van de zittende leden aanwezig zijn. Is dit minimum niet aanwezig, dan dient binnen een week een nieuwe vergadering te worden uitgeschreven, waar ongeacht het aantal aanwezige leden over agendapunten uit de voorgaande vergadering besloten kan worden.
Indien een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft hij of zij dit vooraf door aan de
In de vergadering moeten in ieder geval altijd de volgende vaste punten van de agenda behandeld worden: opening, mededelingen, vaststellen verslag vorige vergadering, vaststelling agenda, ingekomen stukken, rondvraag en sluiting, verslag uit de 3 domeinen.
Op verzoek van de Adviesraad of de gemeente kunnen vergaderingen worden bijgewoond door de portefeuillehouder en/of beleidsambtenaren. De verantwoordelijke portefeuillehouders worden twee keer per jaar voor de vergadering uitgenodigd. Daarnaast vindt twee keer per jaar een periodiek overleg met de portefeuillehouder(s) plaats met een afvaardiging van de Adviesraad.
Vergaderingen van de Adviesraad zijn openbaar, tenzij de voorzitter of tenminste twee leden van de raad verzoekt (verzoeken) om een bepaald onderwerp (vanwege bijvoorbeeld het vertrouwelijk karakter ervan) in een gesloten vergadering te behandelen. Bezoekers, tenzij uitgenodigd, hebben in de vergadering geen spreekrecht.
De Adviesraad verzorgt zelf de verslaglegging; dit kan worden uitbesteed aan een externe notulist. Deze is geen lid van de adviesraad.
De voorzitter kan wanneer hij/zij dat nodig acht de Adviesraad binnen twee weken bijeen roepen wanneer tenminste twee leden van de Adviesraad een gemotiveerd verzoek hebben ingediend.

Artikel 3 Besluitvorming, stemrecht en stemprocedure

De Adviesraad streeft naar consensus in de besluitvorming. Als er geen sprake is van consensus kan met inachtneming van onderstaande bepalingen besluitvorming door stemming plaatsvinden.
De Adviesraad beslist bij volstrekte meerderheid van stemmen;
Voor een geldige stemming is de aanwezigheid van minimaal tweederde van de zittende leden noodzakelijk, uitgezonderd de situatie als beschreven in artikel 3 lid 7 tweede zin.
De Adviesraad stemt mondeling, tenzij een van de leden schriftelijke stemming verlangt.
Ieder lid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
Bij het staken van de stemmen wordt het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. In die vergadering wordt bij wederom staken van de stemmen het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.
Het door de voorzitter uitgesproken oordeel over de uitslag van de stemming is beslissend. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel door de voorzitter de juistheid van het oordeel betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid van de vergadering dit verlangt.
Bij hoge uitzondering kan de Adviesraad ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten en geen van de leden bezwaar maakt tegen deze wijze van besluitvorming.
Ieder lid van de Adviesraad heeft stemrecht tenzij in dit reglement anders wordt bepaald.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur (DB) is samengesteld uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
Bereidt de vergaderingen van de Adviesraad voor (agenda, voortgangsbewaking en binnengekomen informatie).
Bereidt het halfjaarlijks overleg met de wethouder(s) of het college voor.
Zorgt voor tijdige vaststelling van het inhoudelijke jaarverslag en het financiële verslag t.b.v. de verantwoording van de middelen.
Kan tijdelijk één of meerdere taken van de voorzitter overnemen.

Artikel 5 Verdeling van taken en functies

De leden van de Adviesraad benoemen in onderling overleg en zo nodig middels stemming uit hun midden:
1. een voorzitter;
2. een plaatsvervangend voorzitter;
3. een secretaris;
4. een penningmeester.
De functie van plaatsvervangend voorzitter wordt bij voorkeur bekleed door de penningmeester.
De genoemde functionarissen zijn lid van de Adviesraad en hebben hetzelfde stemrecht als een gewoon lid. Zij vormen, samen met de voorzitter, het Dagelijks Bestuur (DB).
Met inachtneming van de in de Verordening Adviesraad Wmo, Jeugdwet en Participatiewet vastgelegde zittingsduur, is er geen beperking aan de duur van het bekleden van een der bovengenoemde functies. Tegen het eind van ieder kalenderjaar, uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar, evalueren de leden van de Adviesraad de functieverdeling. In onderling overleg en zo nodig middels stemming wordt de functieverdeling voor het volgende jaar bepaald.
Het bekleden van een functie eindigt in ieder geval bij de beëindiging van het lidmaatschap van de Adviesraad.
Het rooster van aftreden wordt zodanig opgesteld dat de leden die de drie genoemde functies bekleden niet allen tegelijk aftreden.
Naast de genoemde drie functies kunnen specifieke taken aan leden van de Adviesraad worden toebedeeld. Met name wordt hier genoemd het (laten) onderhouden en beheren van de website en Facebook pagina van de Adviesraad en externe communicatie.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden van de voorzitter

Geeft leiding aan de
Geeft leiding aan de vergaderingen.
Stimuleert de teamontwikkeling binnen de Adviesraad en draagt bij aan het functioneren van de individuele leden.
Draagt zorg voor goede positionering van de Adviesraad in de gemeente.
Heeft het voortouw in de werving en selectie van de leden van de Adviesraad.
Stimuleert de ontwikkeling van de kennis en de competenties van de leden voor het functioneren van de Adviesraad.
Is verantwoordelijk voor de evaluatie van werkzaamheden van de Adviesraad.
Zorgt voor een goede informatievoorziening voor en tijdige raadpleging van de Adviesraad. Zo ook voor de inschakeling van externe deskundigen als dat nodig is.
Vertegenwoordigt de adviesraad in en buiten de gemeente.
Is bevoegd leden voor te dragen voor ontslag indien zij het functioneren van de Adviesraad belemmeren onder de voorwaarde dat de meerderheid van de Adviesraad hiermee akkoord gaat.
Onderhoudt de contacten met de directeur Sociaal domein, de wethouder(s) resp. het college en ambtenaren (informatief, procesmatig e.d.); bewaakt de tijdsplanning bij adviestrajecten in overleg met de kerngroep voorzitter.
Maakt samen met de secretaris het conceptjaarverslag;
Tekent en verzendt de adviezen van de adviesraad aan het college en evt. andere betrokkenen.
Kan één of meerdere bovenstaande taken tijdelijk overdragen aan het Dagelijks Bestuur.

Artikel 7 Taken en bevoegdheden van de secretaris

Zorgt voor planning van de vergaderagenda.
Initieert het opstellen van de agenda door het Dagelijks Bestuur van de
Draagt zorg voor de verzending van uitnodiging, agenda en vergaderstukken voor vergaderingen van de Adviesraad en plaatst deze op Google Drive van de Adviesraad, het notuleren tijdens de vergaderingen, het opvragen en eventueel verzenden van de benodigde informatie, het inrichten en bijhouden van een dossier en de mappen op Google Drive van de Adviesraad en alle overige voorkomende secretariaats- werkzaamheden.
Onderhoudt evt. contact met de beleidsambtenaren t.a.v. bovenstaande zaken
Maakt het conceptjaarverslag, samen met de voorzitter.
Draagt zorg voor openbaarmaking van de vergaderagenda op de website.
Beheert het gemeenschappelijke archief en plaatst stukken daarop
Beheert het email-adres van de adviesraad.
Is het contactadres voor correspondentie en vragen aan de

Artikel 8 Taken en bevoegdheden van de penningmeester

Het controleren van de declaraties van de leden.
Het controleren van facturen tbv de adviesraad.
Het indienen van deze declaraties en facturen bij de gemeente Het Hogeland.
Het regelmatig informeren van de leden over de stand van zaken met betrekking tot gemaakte kosten in relatie tot het beschikbare budget.
Het uiterlijk in de maand maart van het lopende jaar opstellen van een financieel verslag van de kosten en baten van de Adviesraad in het afgelopen kalenderjaar.
Het uiterlijk in de maand november van het lopende jaar opstellen van een begroting voor de Adviesraad voor het komende kalenderjaar.
De penningmeester draagt bij het neerleggen van zijn functie alle bij de functie behorende bescheiden in goede staat over aan zijn opvolger.
Het onderhouden van contact met de beleidsambtenaren over bovenstaande zaken.

Artikel 9 Taken en bevoegdheden lid met aandachtsgebied Communicatie

Verzorgt externe communicatie door middel van website en Facebookpagina van de Adviesraad en regionale kranten.
Verzorgt en onderhoudt de website van de Adviesraad en maakt eventueel gebruik van relevante social media als Facebook, Twitter, Instagram etc..
Informeert gemeente-beleidsmedewerkers over voorgenomen activiteiten.
Informeert de Adviesraad over genomen en voorgenomen activiteiten.
Archiveert genomen en te nemen acties en vormen van communicatie.
Levert een bijdrage aan adequate communicatie met de achterban en het netwerk van de Adviesraad.

Artikel 10 Taken en bevoegdheden van de leden

Het opbouwen en onderhouden van voor de Adviesraad en kerngroep relevante netwerken om op de hoogte te blijven van wat er in het veld leeft.
Het periodiek verslag uitbrengen binnen de Adviesraad over de contacten uit de netwerken, achterban en doelgroepen.
Ten bate van advisering aan de gemeente verslag uitbrengen van de uitkomsten van bijeenkomsten van ingestelde Kerngroepen
Het aandragen van agendapunten.
Het actief kennis blijven nemen van ontwikkelingen op het gebied van de Wmo/Jeugdwet/Participatiewet en de uitvoering van het Wmo/Jeugdwet/Participatiewet-beleid in de gemeente Het Hogeland.
Het blijven werken aan de eigen deskundigheidsbevordering op basis van afspraken die hierover binnen de Adviesraad worden gemaakt.
Het leveren van een bijdrage aan de totstandkoming van evenwichtige en bruikbare adviezen.

Artikel 11 Rooster van aftreden

De Adviesraad stelt een rooster van aftreden op en stelt deze vast, waardoor de continuïteit van de bezetting van de raad zoveel mogelijk kan worden gewaarborgd. Ten minste één keer per jaar wordt het rooster geagendeerd om vast te stellen of de eerste of tweede termijn voor leden is verstreken (zie verordening). De gemeente Het Hogeland wordt over de uitkomst van dit overleg geïnformeerd.

Artikel 12 Verslaglegging

Vóór 1 april legt de Adviesraad het jaarverslag, inclusief financieel verslag voor aan het college.

Artikel 13 Slotbepalingen

De Adviesraad is bevoegd dit reglement te wijzigen. Een besluit tot wijziging moet in een vergadering plaats vinden waarin ten minste twee derde van het zittende aantal leden aanwezig is.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslissen de leden van de Adviesraad in een daarvoor bijeengeroepen vergadering. Hiervoor dient ten minste de helft plus één der leden aanwezig te zijn.
Dit reglement is behandeld en vastgesteld in de Adviesraadsvergadering van 19 maart 2021.
Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats van het Huishoudelijk Reglement.

Winsum, 19 maart 2021

E.K. Kruidhof, voorzitter