Notulen vergadering d.d. 18 – 06 – 18
Aanwezig: Alle leden, inclusief de 4 nieuwe leden. T. Bollin, beleidsmedewerker
- Opening door de voorzitter. Hij heet de dames T. Dijkman en M. Bolt die beide voor de eerste maal als lid van de adviesraad aanwezig zijn, hartelijk welkom.
- T. Dijkman en M. Bolt stellen zich kort voor aan ons, en wederzijds ook de andere leden.
- Begeleidingsplan voor de nieuwe leden: T. Bollin gaat een datum prikken om informatie te geven over de WMO en de verwante gemeentezaken, en aansluitend een ontmoeting met beide wethouders sociaal domein. Ze stuurt hen verdere basisinformatie toe, die op deze bijeenkomst verder toegelicht kan worden.
- Mededelingen: De oude adviesraad Winsum en Eemsmond zijn nu officieel beëindigd.
- Notulen van de vergadering van 18 mei worden goedgekeurd, behalve 1 zin in punt 12. Deze wordt gecorrigeerd. N.a.v. de notulen vraagt A. Griede of het Huishoudelijk Reglement op de website op de bovenste lijn geplaatst kan worden. De persoonlijke teksten van de leden voor de website zijn gedeeltelijk ingeleverd. Ook de nieuwe leden mogen hun eigen tekst nog inleveren. Daarna wordt deze op de site geplaatst, met een foto.
- Ingekomen stukken: Van de gemeente Eemsmond is een uitnodiging binnengekomen om als adviesraad een informatiestand te nemen op het “Samen Doen” festival van 23 juni. We zijn echter nog in de ontwikkelfase en zijn nog niet voldoende voorbereid met onze folders en flyers. Geantwoord wordt dat we volgend jaar graag deelnemen aan deze informatiemarkt.
- De aandachtsvelden worden besproken. Elk lid mag zijn/haar eigen keuze maken en dit per email melden aan de secretaris. Ook worden de aandachtsvelden in hoofd- en sub-onderwerpen ingedeeld, zodat 2-3 leden 1 hoofdonderwerp gezamenlijk kunnen oppakken.
- De presentiegelden worden volgens de geldende regels van de gemeente vergoed, tot max 10 vergaderingen per jaar. Extra kosten kunnen z.n. uit het werkbudget van de adviesraad worden vergoed. Rekeningen inleveren bij de penningmeester. Het artikel over presentiegelden wordt vastgesteld en voorlopig bewaard in het eigen archief.
- Communicatieplan: De basisfolder voor inwoners en de informatiefolder voor bestuurders en beleidsmedewerkers van de gemeente worden besproken. M. Bolt merkt op dat de jeugd deze vorm van informatie nauwelijks leest via een papieren folder, maar wel via digitale media. Ze verzoekt om bij punt 4 een stukje toe te voegen over de jeugd. T. Bollin mailt de opmerkingen naar C. Brink. Het DB bespreekt dit met C. Brink.
- Met welke organisaties maken we een structurele vergader afspraak? Antwoord: met geen enkele organisatie. In een specifieke situatie kan een vergadering elders worden bijgewoond, op uitnodiging. Wel mag ieder lid uit eigen belangstelling elke vergadering van wege eigen interesse bijwonen.
- Vrijwilligers steunpunt (Ester Plezier) en vrijwilligers beleid ( Marieke Berghuis en Irma Schuurman): Om 10.30 uur schuiven deze 3 presentatoren aan bij de vergadering. Hun informatie en werkwijze is te vinden op www.vrijwilligersgroningen.nl en is onderdeel van het werkplein. Vrijwilligers kunnen zich hier melden voor een maatwerk gesprek voor nieuw vrijwilligers werk, waarbij in vraag en aanbod wordt bemiddeld. Hun werkterrein bestaat uit het organiseren van o.a. waarderingsbijeenkomsten, het signaleren van vrijwilligers behoefte en zorg, m.n. t.a.v de ondersteuning in de informele hulp. Ze werken nauw samen met de dorpencoördinatoren, de Helpende Hand en Mensenwerk Hogeland. Omdat het aantal vrijwilligers daalt en professioneel werk steeds meer aan vrijwilligers wordt toevertrouwd moeten er nieuwe lijnen worden gezocht om deze daling op te vangen. Daarom vraagt M. Berghuis of de adviesraad mogelijkheden heeft om hierover informatie te geven vanuit de inwoners. W. Verkerk en C. Lusink zijn bereid om samen een kerngroep op te zetten voor het beantwoorden van deze vraag. In september moet er een definitief voorstel liggen bij de 4 gemeenteraden.
- Draaiboek werkwijze kerngroepen: Deze wordt nu vastgesteld en over een ½ jaar geëvalueerd.
- Maand activiteiten kalender: deze is door C. Brink ontwikkeld, en is voorlopig voor intern gebruik beschikbaar. Hierop worden activiteiten vermeld die betrekking hebben op de het werkveld van de adviesraad. Het kan ook gebruikt worden om een jaarplanning voor volgend jaar te maken omdat veel activiteiten jaarlijks terugkomen. A. Griede gaat deze agenda beheren.
- Verslag uit andere vergaderingen: D. Mik doet verslag van de bijeenkomst Platform Hattema Verschure d.d. 20-03-2018, over preventie van jonge mantelzorgers ( Jonger dan 24 jaar, m.n. 12-15 jarigen).
- Rondvraag: Mantelzorg jongeren (n.a.v. verslag Pl. Hattema Verschure): D. Mik en M. Bolt pakken dit op.
- Sluiting
Actieplan en besluitenlijst:
- Draaiboek werkwijze kerngroepen evalueren dec. 2018.
- Missie en visie evalueren als adviesraad compleet is. Hoe passen we dit toe? Teambuilding?
- Kerngroep vrijwilligers o.l.v. W. Verkerk en C. Lusink (is reeds gestart).
- Aandachtsvelden in hoofd- en sub-onderwerpen indelen en onder leden verdelen (In uitvoering)
- Informatiefolders voor inwoners en beleidsmedewerkers ( in uitvoering).
- Uitvoering begeleiding nieuwe leden (afgerond in juli).
- Foto’s nw leden voor de website (uitgevoerd).
Downloaden in PDF formaat