Reguliere vergadering Adviesraad | locatie gemeentehuis Winsum

Aanwezig: C. Alblas, T. Dijkman, M. Djabani, A. Griede, E. Kruidhof (voorzitter), C. Lusink,  D. Mik,

S. Olinga, W. Verkerk.

Afwezig: m.k. M. Bolt en ambtenaar T. Bollin

1.     Welkom

De voorzitter heet een ieder welkom.

2.     Vaststellen van de agenda

Er zijn geen wijzigingen. C. Alblas maakt hier de opmerking, dat wij ons niet hebben gerealiseerd hoe te handelen bij bezoekers van onze vergaderingen. Dit naar aanleiding van een aanmelding van een geïnteresseerde. Afgesproken wordt dat we dan kort en bondig en op hoofdlijnen vergaderen en geen details t.a.v. personen openbaren. Tijdens het agendapunt WVTKK/rondvraag kunnen de bezoekers op de “tribune” evt gevraagd worden of er bij hen nog vragen leven.

3.     Vaststellen van de notulen van 22 november 2019

De notulen worden conform het ontwerp vastgesteld.

4.     Mededelingen vanuit het bestuur

Er zijn geen mededelingen.

5.     Ingekomen/verzonden post

D. Mik heeft met A. van der Haar gesproken over evaluatie actieplan mantelzorg. Hierbij was afgesproken dat M. Blom de enquête, welke aan mantelzorgers was gezonden, tevens naar D. Mik zou worden verzonden. Dit is niet gebeurd en daarom zal zij navraag doen. Wordt vervolgd.

De voorzitter deelt me, dat hij met mw. Markhorst heeft gesproken en dit punt dus is afgehandeld.

De ingekomen post wordt vervolgens voor kennisgeving aangenomen.

6.     Mededelingen vanuit de gemeente

Wegens afwezigheid van T. Bollin zijn er geen mededelingen.

7.     Integratie participatiewet

Met de aanbevelingen in de memo van 29 november van de voorbereidingsgroep wordt akkoord gegaan, vooreerst zonder ambtelijke ondersteuning en uitbreiding van het aantal leden.  Eind 2020 gaan we  e.e.a. evalueren. Dat betekent dat de huidige leden worden verdeeld over de drie domeinen Wmo, Jeugd en Participatie. Een ieder zal via een door

A. Griede gemaakt document hun voorkeur kunnen aangeven, waarna de DB een definitieve verdeling maakt. Vervolgens wordt ingestemd met het vervolg cq stappenplan op pagina 3, waarbij wij de acties op gebied van website, folders e.d. op gaan pakken als we zelf verder ingeregeld zijn qua domeinverdeling en vergroten kennis. A. Griede wil graag ingebracht hebben, dat de  vergadervergoeding wordt verhoogd (wij, meer werk; gemeente, besparing door één adviesraad) en tevens dat de reiskosten naar onze vergaderingen gedeclareerd kunnen worden.  C. Alblas geeft aan dat dit dan bij verordening geregeld moet worden. De uitwerking hiervan is in handen van T. Bollin. S. Olinga zal hierover contact opnemen met

T. Bollin.

8.     Vaststelling werkprocessen

A.Griede legt bij de postprocedure de nadruk op de door de leden ontvangen mail op hun eigen mailadres. Indien belangrijk dan dienen zij deze door te sturen naar secretaris@adviesraadhethogeland.nl om die betreffende mail in het proces op te nemen en zodoende de voortgang te bewaken. De stroomdiagrammen worden conform de ontwerpen vastgesteld. In de loop der tijd zal blijken of er aanpassingen nodig zijn.

9.     Digitale archivering

Documentenbeheer: C. Lusink ziet graag dat er een pijltje aan het schema op pagina 2 wordt toegevoegd van “niet vastgelegde informatie” naar “administraties…”, want dit moet je wel registreren. A. Griede antwoordt dat het schema zo juist is, want op het moment dat een telefoongesprek  oid wordt geregistreerd dat het dan automatisch  “vastgelegde informatie” wordt. Hij merkt voorts nog op dat de op pagina 4 en 5 geschetste archiefindeling mogelijk nog wordt aangepast. Hierover is nog overleg gaande.

Met inachtneming van bovenstaande opmerkingen, wordt het stuk “documentenbeheer” vastgesteld.

10.  Kerngroepen

Kerngroep jeugd

C. Lusink vertelt dat er van de bijeenkomsten verslagen zijn gemaakt en dat op 22 januari de laatste bijeenkomst wordt georganiseerd. Ze hopen daarna voldoende informatie te hebben vergaard om een gedegen advies naar het college te sturen.

Kerngroep inclusie

T. Dijkman geeft een duidelijke visie over dit onderwerp en het reilen en zeilen van de organisatie. Daar ook onze rol niet duidelijk is, stoppen wij de medewerking. Er zal een  mail, met daarin een duidelijke argumentatie waarom, worden verzonden.

Kerngroep inburgering

Er is nog geen kerngroep. Eerst dient K. van Es met een duidelijke vraag richting de Adviesraad te komen, waarna het proces “adviesaanvraag” in werking treed.

Kerngroep gezondheidszorg

T. Dijkman deelt mee dat op 11 december de laatste bijeenkomst is geweest. Zij en D. Mik zijn zeer enthousiast over hoe deze kerngroep heeft gefunctioneerd. D. Mik zal een kort verslag maken voor plaatsing op onze website.

Privacyvoorwaarden tav kerngroepleden: S. Olinga heeft contact gehad met twee ambtenaren, t.w. de heren Apol en Groot, van de afd. informatiebeveiliging. Zij hadden reeds onze website en emailadressen bekeken en stelden dat de privacyverklaring op onze site afdoende is. Het contactformulier echter moet eigenlijk zodanig worden aangepast, dat de mensen die deze invullen actief aan moeten geven dat zij de verklaring gelezen hebben en daarmee akkoord gaan. Dit kan door middel van afvinken.  Tevens attendeerden zij erop dat er goede afspraken t.a.v. privacy moeten liggen tussen de Adviesraad en de beheerder van de website en zo ook met Compel, welke onze mailadressen beheert. Hun voorstel om elk lid een mailadres van de adviesraad te geven, wordt niet enthousiast ontvangen en voor kennisgeving aangenomen.

Daarnaast stelden zij dat als wij in ons “werk” direct zijn te linken aan de gemeente, we ook hun privacyregels moeten hanteren en anders de algemeen geldende bepalingen.

Het vormen van een database met contactgegevens kan op de manier waarop dit nu is georganiseerd.

11.  Info uit andere vergaderingen

Er is geen info uit andere vergaderingen

12.  Maandactiviteiten kalender

Na evaluatie wordt besloten om naast onze acties, ook de gemeentelijke, provinciale en de activiteiten van de Koepel op te nemen.

13.  WVTTK/Rondvraag

Desgevraagd door de voorzitter, antwoordt C. Lusink dat zij het jaarverslag wederom voor haar rekening wil nemen. Penningmeester

S. Olinga zal uiteraard voor de financiële verslaglegging zorg dragen. E.e.a. dient vóór 1 april 2020 zijn afgerond.

14.  Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering.

Actieplan en besluitenlijst:

·       Nieuwe foto’s voor de website. Door wie wordt dit gemaakt?

·       Wethouders in een aparte vergadering in februari en oktober (T. Bollin)

·       Evaluatie actieplan mantelzorg; enquête mantelzorgers (D. Mik)

·       Voorkeursbepaling domeinen (A. Griede)

·       Integratie participatiewet (S. Olinga en T. Bollin)

·       Digitale archivering: implementatie Google Drive (A. Griede en S. Olinga)

·       Mail inzake inclusie (T. Dijkman en C. Lusink)

·       Verslag maken over Kerngroep gezondheidszorg (D. Mik)

·       Privacyvoorwaarden afhandelen (S. Olinga)

·       Maandactiviteiten kalender opschonen (A. Griede)